Business Process Management

Il Business Process Management aiuta a mappare i processi aziendali con lo scopo di renderli più efficienti, è pertanto un approccio fondamentale per tutte le organizzazioni.

L’efficienza dei processi, sia che essi siano industriali o produttivi e sia che non lo siano, permette all’impresa di rimanere competitiva sul mercato in quanto le sue componenti fondamentali sono sempre allineate ai cambiamenti strutturali e a quelli dell’ambiente esterno.

In questo articolo vedremo cosa si intende con il termine Business Process Management, quali sono gli obiettivi perseguibili e le fasi che lo compongono. Inoltre vedremo perché è consigliato mappare i processi e i vantaggi derivati dall’utilizzo di SysBPM, modulo della nostra suite Sysplorer dedicato a questa attività.

Che cos'è il business process management

Il Business Process Management, conosciuto anche con l’acronimo BPM, è un approccio utilizzato per individuare, progettare, eseguire, documentare, misurare, monitorare e controllare sia i processi automatizzati che quelli non automatizzati. In generale si applica a tutte le operazioni svolte all’interno di un’azienda e mira a migliorare l’efficacia e l’efficienza dell’intero business.

Il BPM consiste in una mappatura che permette di eseguire analisi specifiche, le quali aiutano a raggiungere gli obiettivi del business con l’impiego di una quantità minima di risorse.

Il Business Process Management viene svolto per perseguire i seguenti obiettivi:

  • Ridurre i costi individuando gli eventuali punti critici e per limitare le inefficienze del sistema.
  • Ottimizzare i parametri di processo effettuando prove sperimentali e comparative.
  • Verificare la conformità alle Norme vigenti per ogni diverso settore, al fine di adeguare i processi e ottenere le certificazioni dei prodotti / servizi, del personale addetto, del sistema di qualità e gestione ambientale.
  • Controllare la funzionalità attraverso i relativi test per il corretto impiego di risorse e materiali.
  • Assicurare qualità nella produzione del prodotto o nell’erogazione del servizio.

Per gestire le operazioni che vengono messe in atto dai diversi dipartimenti aziendali, i quali cooperano e interagiscono per raggiungere l’obiettivo ultimo dell’organizzazione, è necessario effettuare le seguenti fasi:

  • Individuare i processi di business da revisionare (Pianificazione).
  • Raccogliere dati e documentazione (Raccolta informazioni).
  • Analizzare i processi e le strutture organizzative (Mappatura)
  • Definire i processi futuri (BPM = Business Process Modelling).
  • Implementare i processi definiti (Process Deployment).
  • Misurare i processi (Process Monitoring).

Le fasi del BPM

Come abbiamo precedentemente accennato, le attività nel Business Process Management possono essere raggruppate in 6 fasi.

La fase che permette di gestire in modo ottimale i processi aziendali è quella della pianificazione, momento in cui si definiscono gli obiettivi del progetto e si individuano i processi di business che necessitano di un miglioramento. In seguito si prosegue con la scelta della metodologia da utilizzare nella mappatura e con l’identificazione degli owner del processo e i diversi gruppi di lavoro.

Successivamente troviamo la raccolta delle informazioni, si compone di due attività: la prima consiste nel raccogliere le informazioni e i documenti presenti all’interno dell’azienda, includendo quindi tutti i manuali e le procedure informatiche, i flussi di lavoro e gli organigrammi. La seconda invece, prevede delle interviste con i process owner e gli addetti ai lavori.

La mappatura dei processi è la terza fase. Solitamente viene costruita con un diagramma di flusso, che prende il nome di Business Process Diagram (BPD) in cui vengono riportate le fasce funzionali. In ognuna di queste vengono indicati: ruoli, attività ed eventi che ogni individuo esegue.

Subito dopo si passa alla modellazione, eseguita con lo scopo di creare un modello migliorato dei processi di business che possono essere ottimizzati. Consiste in un modello che rende comprensibile il funzionamento del processo e i punti in cui è possibile ottimizzarlo a tutte le persone dell’organizzazione.

I risultati ottenuti dalla mappatura e dalla modellazione vengono condivisi e, successivamente, si ridisegnano i processi su cui si possono effettuare modifiche al fine di renderli più performanti. Il Process Deployment è il momento in cui, dopo averli definiti, vengono implementati i nuovi processi.

Infine, troviamo il monitoraggio e la misurazione, effettuati tramite KPI (Key Performance Indicator) che permettono di misurare le performance del sistema. Grazie a questa attività è inoltre possibile mantenere il processo aggiornato e in linea ai cambiamenti strutturali e dell’ambiente esterno, i quali possono incidere sul business.

Esempio di BPD

Business Process Diagram Esempio

Perchè mappare i processi aziendali

I processi aziendali sono una delle componenti fondamentali per il successo di un business. L’efficienza di questi elementi e il loro corretto funzionamento danno alle aziende l’opportunità di crescere ed essere sempre più competitive sul mercato in cui operano.

Il BPM è un modello che permette di semplificare e velocizzare la gestione dei processi, operazione fondamentale per avere un sistema efficiente.

Infine, il Business Process Management utilizza il BPMN (Business Process Modeling Notation), il linguaggio utilizzato per la mappatura e la modellazione. Questo linguaggio viene riconosciuto a livello internazionale, quindi è facilmente comprensibile da parte di tutti ed è l’unico codice esistente che può essere tradotto in linguaggio software.

Esistono diversi software che permettono di effettuare questa attività.

SysBPM è un modulo all’interno del quale potrete avere sempre a disposizione i risultati dell’analisi dei processi industriali del vostro business. Potrete consultare la mappatura con i dettagli dei processi e dei macchinari che ne fanno parte, avendo inoltre anche informazioni specifiche quali per esempio, le interazioni tra i macchinari con il sistema IT.

Questa è il vero punto di forza di SysBPM: non si limita a produrre report analizzando il flusso logico e tutte le risorse che lo compongono, ma studia e analizza il modo in cui tutte queste componenti comunicano tra loro e si influenzano a vicenda.

Avrete in questo modo una visione globale del funzionamento dei processi produttivi del vostro business.

Per avere maggiori informazioni su SysBPM non esitare a contattarci compilando il form qui sotto!


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