Mappatura dei processi aziendali

La mappatura dei processi aziendali mira a “fotografare” la situazione aziendale in tutte le sue attività con il fine di migliorarle. In questa operazione vengono individuate e tracciate tutte le attività, gli strumenti e le risorse coinvolte.

Con il termine processo ci si riferisce o alla produzione di un oggetto (processo produttivo) oppure in generale, a un processo aziendale, relativo quindi al funzionamento di un dipartimento all’interno dell’azienda.

La mappatura viene eseguita per i seguenti motivi:

1 – Capire se il sistema è efficiente: in seguito alla mappatura vengono fatte analisi come per quella dei costi, degli sprechi etc.

2 – Comprendere il valore aggiunto: tramite la mappatura si individuano quali sono i vantaggi nel continuare ad operare nel modo attuale o se implementare delle modifiche.

3 – Capire dove vengono utilizzate le risorse e cosa fanno: serve per avere una maggiore conoscenza sul funzionamento delle singole attività aziendali e dell’organizzazione nel suo insieme.

La mappatura non è obbligatoria ma porta a diversi vantaggi. Inoltre, permette alle aziende di essere certificate. Questa certificazione consente alle aziende di dimostrare la qualità e la conformità della sua struttura agli standard di settore.

Grazie alla mappatura è possibile quindi conoscere tutte le risorse, le componenti e gli attori coinvolti.

Le metodologie per effettuare questa operazione sono svariate, tra le più conosciute troviamo:

• Il SIPOC: permette di sintetizzare gli input e gli output e di identificare gli elementi fondamentali.
• Il BPD: analizza nel dettaglio tutte le attività di un processo.
• La Value Stream Map: individua il valore aggiunto creato e gli sprechi.

Considerati i vantaggi legati alla mappatura dei processi aziendali, in questo articolo parleremo delle tre tipologie più utilizzate per svolgere questa operazione. Spiegheremo qual è il loro scopo e che cosa è possibile individuare grazie alla loro realizzazione.

Il SIPOC è un diagramma utilizzato per definire i limiti di un processo. Viene definito come un diagramma “quick and dirty” in quanto riporta solo i confini e non specifica i suoi dettagli.

SIPOC è l’acronimo di:

Supplier –> Fornitore.

Input –> Risorse che vengono immesse, definite anche requisiti.

Process –> Operazioni o lavorazione che trasformano gli input in output.

Output –> Risorse che sono il risultato.

Customer –> Cliente.

In questo diagramma, limitandosi ad ogni singola attività aziendale, vengono dunque indicati:

• Il fornitore: in questa sezione si possono trovare fornitori interni, esterni, altri dipartimenti dell’azienda, altri reparti produttivi oppure uno dei sistemi informatici.
• I requisiti: come abbiamo anticipato, gli input sono le materie prime, i dati o i requisiti senza i quali non è possibile svolgere l'operazione, sono quindi indispensabili per iniziarla.
• Processo: in questa sezione sono riportate le macro-fasi, non si riportano infatti i dettagli di ogni fase.
• Output: sezione in cui è riportato il prodotto finito.
• Cliente: come nel caso dei fornitori, in questa sezione i clienti possono essere svariati come per esempio: il cliente finale, un altro dipartimento aziendale o ancora un altro reparto produttivo.

Dopo aver modellato il diagramma SIPOC è possibile creare il Business Process Diagram, conosciuto anche con l’acronimo BPD, il quale viene fatto per analizzare il dettaglio delle attività riportate in modo generico nel SIPOC. Ha dunque lo scopo di approfondire le attività (as-is), la cui analisi successiva può permettere di ottimizzarle e prevedere come queste funzioneranno in futuro (to-be).

Il PBD è dunque definito come la rappresentazione grafica o visiva di uno dei processi aziendali del core business.

Il linguaggio che viene utilizzato per la modellazione di questo diagramma è il BPMN, ossia Business Process Model and Notation, la notazione standard per la mappatura e la modellazione dei processi aziendali riconosciuta a livello internazionale.

Lo scopo è quello di riuscire a semplificare la lettura di questo diagramma, rendendolo comprensibile a tutte le persone coinvolte, che possono essere: gli analisti dell’azienda, i tecnici interni, i clienti, i fornitori e tutti coloro che hanno interesse nel business.

In questa tipologia di mappatura vengono dunque riportate le seguenti informazioni:

• Risorse di input necessarie: come per esempio le materie prime o eventi senza i quali l'operazione non si avvia.
• Macchinari o impianti coinvolti.
• Personale necessario per svolgere l’operazione.
• Tempo richiesto per eseguire un ciclo intero.
• Risorse coinvolte.
• Output, ossia i risultati derivati dal completamento del processo.

La Value Stream Map, ossia la mappatura del flusso del valore, è uno strumento Lean che mira al miglioramento di un processo aziendale. Viene solitamente eseguita dopo aver fatto il BPD. Consiste nella mappatura grafica e nella rappresentazione del flusso del valore, infatti, con “Value Stream” si intendono tutte le operazioni che vengono messe in atto per realizzare un prodotto finito, sia che esse creino o non creino un valore aggiunto per l'azienda.

La mappatura Value Stream Map permette di:

• Visualizzare l’intero flusso.
• Individuare il flusso in cui sono inserite le attività aziendali.
• Evidenziare le cause degli sprechi.
• Comprendere il collegamento tra flusso dei materiali e quello delle informazioni.
• Ipotizzare attività di miglioramento.

L’obbiettivo di questa mappatura è quello di individuare quanto tempo è necessario per svolgere l’intero processo aziendale con lo scopo di eliminare tutte le attività che non creano valore e non sono strettamente necessarie per il suo corretto svolgimento.

Per migliorare e portare benefici all'azienda , viene calcolato il takt time, ossia il tempo necessario per produrre una unità. Questo dato viene individuato indicando:

• Il numero di ore per turno.
• I minuti di pausa per turno.
• I turni al giorno.
• I giorni alla settimana.
• I giorni al mese.
• La quantità di prodotto richiesta dal cliente.

Come avrete capito, la mappatura dei processi aziendali vi permette di individuare diversi elementi che possono portare al miglioramento del vostro business.

Se volete avere una visione panoramica di come funziona il vostro business potrete far effettuare una mappatura tramite il SIPOC. Se invece il vostro obiettivo è quello di analizzare nel dettaglio tutti i protagonisti e le riscorse necessarie per il corretto funzionamento della vostra attività potrete richiedere una mappatura con il metodo BPD. Infine, se lo scopo di questa analisi deve individuare il valore aggiunto creato e eliminare gli sprechi, la Value Stream Map è la mappatura che fa per voi.

Per effettuare ognuna di queste tipologie di mappatura sono richieste competenze che spesso non sono presenti all’interno di un’organizzazione.

Sysplorer BPM è il servizio che, grazie alle nostre competenze nel settore, vi permette di visualizzare tutti gli elementi che emergono da una mappatura al fine di poterli migliorare o semplicemente avere una documentazione sul funzionamento dei processi della vostra azienda.

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