Value Stream Map mappatura dei processi aziendali

Value Stream Map, conosciuta anche con l’acronimo VSM, è una metodologia utilizzata nel per effettuare la mappatura dei processi aziendali.

Oltre a questo metodo, quelli più conosciuti e adoperati per effettuare il mapping sono:

• Il SIPOC: permette di avere una visione panoramica del processo aziendale, in questa mappatura vengono sintetizzati gli input, gli output e tutti gli elementi fondamentali, quali i fornitori e i clienti.
• Il Business Process Diagram: conosciuto anche con l’acronimo BPD. In questo diagramma vengono esaminate nel dettaglio tutte le fasi all’interno di un processo e, per essere realizzato viene utilizzato il linguaggio BPMN (Business Process Model and Notation) riconosciuto a livello internazionale grazie alle sue caratteristiche.

La mappatura dei processi aziendali viene effettuata per analizzare lo stato della situazione aziendale attuale con lo scopo di attuare strategie che portino ad un loro miglioramento. Per riuscire a raggiungere questo obiettivo è necessario individuare tutte le attività, gli strumenti e le risorse coinvolte.

Non è un’operazione obbligatoria per le aziende ma porta a diversi vantaggi tra i quali: individuazione di dove e come vengono utilizzate le risorse, avere una conoscenza più approfondita sul suo funzionamento, valutare la sua efficienza o le modifiche necessarie al fine di migliorarlo, comprendere il valore aggiunto che viene creato.

In questo articolo approfondiremo il tema della Value Stream Map, capiremo come viene fatta e perché è importante tenere in considerazione questa metodologia di mappatura.

La Value Stream Map consiste nella mappatura grafica del flusso del valore, ossia di tutte le attività a valore aggiunto (e non) che vengo eseguite per la produzione di un prodotto finito o un servizio. Ebbene sì, in tutte le aziende vengono svolte attività indispensabili per il funzionamento dell’intero processo ma che sono prive di valore.

Le vere aree di intervento su cui è possibile effettuare cambiamenti per migliorare l’efficienza sono quelle in cui vengono prodotti, o sono presenti, degli sprechi.

La Value Stream Map ha quindi come obiettivo principale proprio quello di individuare il tempo necessario per portare a termine un ciclo ed individuare tutte le attività che, oltre a non creare un valore aggiunto, non sono strettamente indispensabili.

La Value Stream Map fa parte dei metodi Lean, mira quindi ad aumentare il valore percepito dai clienti e a ridurre gli sprechi, i quali vengono definiti come tutto ciò che consuma risorse (in termini di costo e tempo) senza però creare valore.

Per effettuare una Value Stream Map corretta bisogna tenere in considerazione alcuni principi su cui è basato il concetto di Lean, nello specifico:

• Il valore è sempre il punto di partenza, corrisponde a ciò che il cliente è disposto a pagare. È quindi necessario stabilire a priori cosa viene percepito come tale (in relazione al nostro prodotto/servizio) dal cliente.
• La mappatura: per eliminare o ridurre gli sprechi occorre mappare il flusso del valore. È quindi necessario individuare tutte le fasi del processo facendo una distinzione tra quelle a valore aggiunto e quelle che non lo sono.
• Il flusso: la creazione del valore viene vista come un flusso che deve scorrere in modo continuo all’interno di un processo.
• La perfezione deve essere l’obiettivo della Value Stream Map. In altre parole, attraverso il miglioramento continuo si deve raggiungere la perfezione.

La Value Stream Map viene solitamente eseguita in due modi:

1 – la Value Stream Map della situazione attuale

2 – la Value Stream Map che risulta dai miglioramenti apportati.

Con mappatura del flusso di valori si intende seguire il percorso di produzione di un prodotto dal cliente al fornitore ma non solo: è necessario mappare anche il flusso di informazioni che stabilisce come deve avvenire ogni attività.

Per realizzare una Value Stream Map corretta si devono quindi porre alcune domande chiave a coloro che sono direttamente coinvolti nel processo.

I nostri tecnici specializzati pongono ai responsabili del processo diverse domande, con il fine di capire il funzionamento attuale e le risorse impiegate.

Alcuni informazioni che vengono raccolte sono le seguenti:

• Pianificazione giornaliera: se sono previsti turni, di quante ore.
• Quali sono le fasi del processo.
• Quali sono le tempistiche di ogni singola fase.
• Numero di risorse occupate (quantità di persone e ruolo).
• Macchinari utilizzati.
• Tempi di settaggio dei macchinari (accensione/spegnimento del macchinario e tempo necessario per il primo utilizzo giornaliero).
• Tempo necessario ai macchinari per eseguire operazioni specifiche (basato su unità di misura come per esempio Kg o lotto).
• Materiale utilizzato.
• Quantità del materiale in stock (kg).
• Frequenza reintegro del materiale in stock.
• Quantità del materiale utilizzato per ogni fase (kg).
• Quantità di prodotto realizzato in ogni fase (kg).
• Scarto di materiali (percentuale o quantità in kg).

Terminata la mappatura, i nostri tecnici inseriscono tutta la documentazione sul nostro portale Sysplorer nel modulo dedicato a questa attività: il Sysplorer BPM. Su questo portale potrai visualizzare i risultati di questa attività quando vuoi e in modo semplice. Inoltre, l’accesso alla piattaforma è tramite credenziali, quindi i risultati possono essere facilmente condivisi con tutte le persone coinvolte.

Come abbiamo visto, tra i metodi utilizzati per la mappatura dei processi aziendali troviamo anche la Value Stream Map. Abbiamo capito come viene solitamente fatta, ma perché è importante effettuarla?

Le motivazioni che spingono le aziende a rivolgersi agli esperti di mappature come la Value Stream Map sono svariate. Tra queste troviamo:

• Avere una visione più ampia, quindi visualizzare l’intero flusso.
• Individuare il flusso in cui sono inserite le attività.
• Evidenziare le fonti e le cause degli sprechi all’interno del flusso.
• Individuare le attività in cui viene creato valore aggiunto.
• Valutare l’efficienza del processo aziendale.
• Comprendere il collegamento tra il flusso di informazioni e quello del materiale.
• Descrivere nel ​​dettaglio il funzionamento dell’operazione, quindi quali attività sono necessarie per migliorarla e renderla più efficiente.
• Ipotizzare attività di miglioramento.
• Costituire la base per un piano di implementazione.
• Perché è uno strumento facilmente interpretabile dagli esperti di settore e da tutti i non esperti.

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