Processi aziendali: mappatura SIPOC

Un processo aziendale può essere mappato utilizzando diversi metodi. Il SIPOC è uno dei metodi utilizzati per effettuare questa attività.

È utile per avere una panoramica generale sul loro funzionamento ed è molto utilizzato in quanto, non andando nei dettagli di ogni attività, è di facile comprensione per tutti, anche da parte dei non addetti ai lavori.

Se volete avere una panoramica chiara e definita di come funzionano i processi all’interno della vostra azienda, il SIPOC può essere uno strumento utile a migliorare il vostro business.

In questo articolo vi spiegherò che cos’è il SIPOC, come creare un suo diagramma, vedremo insieme un suo esempio grafico e capiremo inoltre come interpretare questa mappatura.

Il SIPOC è uno strumento per la mappatura dei processi aziendali che fa parte della metodologia DMAIC, acronimo di Define – Measure – Analyze – Improve – Control, metodica utilizzata per i progetti di miglioramento dei processi aziendali. Nello specifico, viene adoperato nella prima fase, ossia quella di definizione.

SIPOC è acronimo di Suppliers – Inputs – Process – Outputs – Customers che in italiano significano rispettivamente Fornitori, Input, Processo, Output, Clienti. Questo acronimo aiuta a ricordare nel giusto ordine i cinque elementi fondamentali di questa mappatura.

Questo diagramma rappresenta il processo aziendale dall’inizio alla fine, si parte infatti da “Supplier”, ossia l’entità senza la quale il processo non potrebbe cominciare, fino ad arrivare alla sezione “Customers” in cui sono inseriti i destinatari del risultato dell’attività.

Il SIPOC viene sviluppato con un diagramma che definisce i limiti di un processo senza però specificare i dettagli di ogni attività al suo interno. In esso sono quindi visibili le relazioni esistenti tra gli elementi che lo compongono.

Si differenzia da altri strumenti utilizzati per la mappatura come il Business Process Diagram (BPD) e la Value Stream Map (VSM), perché riporta tutte le fasi che avvengono all’interno di un intero processo, sia che esso sia produttivo oppure aziendale, con lo scopo di semplificare la comprensione del suo funzionamento da parte di tutti gli individui coinvolti. Per questo motivo, quando si esegue un SIPOC, vengono indicate solo le macro-fasi senza andare nel dettaglio. Grazie a queste sue caratteristiche è quindi in grado di fornire una panoramica generale del processo in analisi.

Come abbiamo già anticipato e da quanto si deduce dal nome di questo strumento, le informazioni necessarie per poter creare un diagramma SIPOC sono:

• I fornitori

Corrispondono a tutti i soggetti che forniscono gli input che verranno elaborati / trasformati. In questa sezione possono essere inseriti fornitori esterni o interni come, per esempio, il fornitore di materia prima, altri dipartimenti dell’azienda, i sistemi, le applicazioni oppure altri reparti produttivi.

• Gli input

Anche chiamati requisiti, corrispondono alle materie prime, ai prodotti semilavorati, ai dati, alle informazioni, agli equipaggiamenti o comunque a tutte le risorse senza le quali non è possibile iniziare il processo.

• Il processo

È la sezione in cui viene riportato il processo vero e proprio. Sono indicate tutte le macro-fasi, tralasciando le attività specifiche di ognuna di esse.

• Gli output

In questa area si inseriscono i risultati. Possono quindi essere, per esempio, i prodotti finiti o quelli semilavorati. Gli output vengono anche chiamati requisiti in quanto senza la loro presenza non sarebbe possibile avere i clienti.

• I clienti

I clienti corrispondono a tutti i destinatari dell’output. Così come abbiamo visto per i fornitori, anche questa categoria di soggetti può essere rappresentata da diverse tipologie interne o esterne all’organizzazione, per esempio: il cliente finale, un altro dipartimento aziendale o un altro reparto produttivo.

L’esperto incaricato di effettuare la mappatura SIPOC riesce a recuperare tutte  queste informazioni parlando con l’addetto che è in grado di sintetizzare il funzionamento del processo aziendale che si vuole analizzare, facendo un esempio, nel caso di un'attività di produzione, la persona ideale potrebbe essere il caporeparto.

Dopo aver capito che cos’è la mappatura SIPOC, a cosa serve e le informazioni necessarie per poterlo costruire, vediamo ora insieme un esempio grafico e come questo diagramma si legge.

L’immagine riportata qui sopra rappresenta la mappatura di un processo produttivo, nello specifico quello che viene eseguito per la produzione di una crema per uso culinario.

Visivamente, appare subito evidente la suddivisione degli elementi che compongono l’acronimo SIPOC: la prima colonna riporta le informazioni relative ai fornitori, successivamente troviamo quella contenente tutti i dati relativi agli Input / Requisiti, poi quella inerente al processo, agli Output / Requisiti e infine, il diagramma termina con la sezione in cui vengono inseriti i Clienti.

In questo caso specifico nella prima sezione troviamo due voci:

• Fornitori esterni: il cui input è una materia prima, per esempio un ingrediente fondamentale per produtte la crema.
• Altri reparti aziendali: di cui i relativi input, possono essere semilavorati che appunto sono prodotti da altre aree interne all’organizzazione.

Nella sezione degli Input / requisiti si indicano quindi i prodotti in ingresso: in questo caso indichiamo con l’acronimo “MP” le materie prime e con “SML” i semilavorati, ossia tutti gli elementi senza cui il processo non potrebbe avere inizio.

Come si può vedere, il processo è composto da diverse attività. Il suo inizio è determinato dall’attività di ricezione della materia prima o del semilavorato. Successivamente viene intrapresa l’azione che fa partire il comando di iniziare la ricetta, attività che definisce tutte le azioni successive. In seguito, vi sono le attività di: dosaggio degli ingredienti grassi, caricamento di tutti gli ingredienti indicati nella ricetta, i quali vengono inseriti in cisterne di lavorazione. Queste cisterne hanno il compito di erogare la quantità di prodotto necessaria al fine di produrre la quantità “X” definita dall’azienda, permettono quindi di avviare il ciclo di lavorazione vero e proprio di quello che poi diventerà il risultato finale. Terminata questa attività il prodotto, in questo caso la crema, viene raffinato per poi essere caricato nella cisterna di stoccaggio.

L’ultima attività riportata in questa sezione è quella di confezionamento. Come vediamo da diagramma, in base alla destinazione del prodotto, quest’ultima fase si dirama in due flussi diversi:  prodotto finito (PF) che verrà distribuito ai clienti esterni o semilavorato (SML) che verrà portato in un altro reparto o sede aziendale per essere lavorato ulteriormente, dando inizio ad un diverso processo aziendale.

Ultima sezione è quella dei clienti, dove come abbiamo appena visto, sono riportate le seguenti voci:

• Clienti esterni.
• Altri reparti / sedi aziendali.

Per avere una visione generale sul funzionamento dei vostri processi aziendali potete utilizzare Sysplorer BPM, il modulo di Sysplorer che vi permette di avere sempre a disposizione e di condividere facilmente, tutti i documenti relativi a questa mappatura.

Per avere maggiori informazioni su Sysplorer BPM contattaci compilando il form qui sotto!