Value Stream Map mappatura dei processi aziendali

Value Stream Map, conosciuta anche con l’acronimo VSM, è una metodologia utilizzata nel Business Process Management (BPM) per effettuare la mappatura dei processi aziendali.

Oltre a questo metodo, quelli più conosciuti e adoperati per effettuare il mapping dei processi aziendali sono:

  • Il SIPOC: permette di avere una visione panoramica del processo aziendale, in questa mappatura vengono sintetizzati gli input, gli output e tutti gli elementi fondamentali, quali i fornitori e i clienti.
  • Il Business Process Diagram: conosciuto anche con l’acronimo BPD. In questo diagramma vengono esaminate nel dettaglio tutte le attività all’interno di un processo e, per essere realizzato viene utilizzato il linguaggio BPMN (Business Process Model and Notation) riconosciuto a livello internazionale grazie alle sue caratteristiche.

La mappatura dei processi aziendali viene effettuata per analizzare lo stato della situazione aziendale attuale con lo scopo di attuare strategie che portino a un loro miglioramento. Per riuscire a raggiungere questo obiettivo è necessario individuare tutte le attività, gli strumenti e le risorse coinvolte nel processo.

La mappatura non è un’operazione obbligatoria per le aziende ma porta a diversi vantaggi tra i quali: individuazione di dove e come vengono utilizzate le risorse, avere una conoscenza più approfondita sul suo funzionamento, valutare la sua efficienza o le modifiche necessarie al fine di migliorarlo, comprendere il valore aggiunto che viene creato.

In questo articolo approfondiremo il tema della Value Stream Map, capiremo come viene fatta e perché è importante tenere in considerazione questa metodologia di mappatura per i processi aziendali.

Che cos'è la Value Stream Map

La Value Stream Map consiste nella mappatura grafica del flusso del valore, ossia di tutte le attività a valore aggiunto (comprese anche quelle non a valore aggiunto) che vengo svolte all’interno di un processo per la produzione di un prodotto finito o un servizio.

Con il termine valore viene identificato tutto quello che il cliente è disposto a pagare.
Come abbiamo appena visto, in questa mappatura vengono considerate anche tutte le operazione che non apportano valore. Ebbene sì, in tutte le aziende vengono svolte attività indispensabili per il funzionamento dell’intero processo ma che sono prive di valore.
Le vere aree di intervento su cui è possibile effettuare cambiamenti per migliorare l’efficienza del processo sono quelle in cui vengono prodotti, o sono presenti, degli sprechi.

La VSM ha quindi come obiettivo principale proprio quello di individuare il tempo necessario per portare a termine un ciclo del processo ed individuare tutte le attività che, oltre a non creare un valore aggiunto, non sono strettamente indispensabili per lo svolgimento del processo.

La Value Stream Map fa parte dei metodi Lean, mira quindi ad aumentare il valore percepito dai clienti e a ridurre gli sprechi, i quali vengono definiti come tutto ciò che consuma risorse (in termini di costo e tempo) senza però creare valore.

I principi del VSM

Per effettuare una mappatura del flusso del valore corretta bisogna tenere in considerazione alcuni principi su cui è basato il concetto di Lean, nello specifico:

  • Il valore è sempre il punto di partenza. È quindi necessario stabilire a priori cosa viene considerato di valore (in relazione al nostro prodotto/servizio) per il cliente.
  • La mappatura: per eliminare o ridurre gli sprechi occorre mappare il flusso del valore. È quindi necessario individuare tutte le attività del processo facendo una distinzione tra quelle a valore aggiunto e quelle non a valore aggiunto.
  • Il flusso: la creazione del valore viene vista come un flusso che deve scorrere in modo continuo all’interno di un processo.
  • La perfezione deve essere l’obiettivo dell’attività. In altre parole, attraverso il miglioramento continuo dei processi si deve raggiungere la perfezione.

La Value Stream Map viene solitamente eseguita in due modi:

1 – la VSM della situazione attuale

2 – il mapping del valore del processo in seguito ai miglioramenti.

Con mappatura del flusso di valori si intende seguire il percorso di produzione di un prodotto dal cliente al fornitore ma non solo: è necessario mappare anche il flusso di informazioni che stabilisce come deve avvenire ogni attività.

Per realizzare un VSM corretto si devono quindi porre alcune domande chiave a coloro che sono direttamente coinvolti nel processo.

Come fare la mappatura del valore

I nostri tecnici specializzati in mappature dei processi aziendali pongono ai responsabili del processo diverse domande, con il fine di capire il funzionamento attuale e le risorse impiegate.

Alcuni informazioni che vengono raccolte sono le seguenti:

  • Pianificazione giornaliera: se sono previsti turni, di quante ore.
  • Quali sono le fasi del processo.
  • Quali sono le tempistiche di ogni singola fase del processo.
  • Numero di risorse occupate (quantità di persone e ruolo).
  • Macchinari utilizzati.
  • Tempi di settaggio dei macchinari (accensione/spegnimento del macchinario e tempo necessario per il primo utilizzo giornaliero).
  • Tempo necessario ai macchinari per eseguire operazioni specifiche (basato su unità di misura come per esempio Kg o lotto).
  • Materiale utilizzato.
  • Quantità del materiale in stock (kg).
  • Frequenza reintegro del materiale in stock.
  • Quantità del materiale utilizzato per ogni singola fase del processo (kg).
  • Quantità di prodotto realizzato in ogni singola fase del processo (kg).
  • Scarto di materiali (percentuale o quantità in kg).

Terminata la mappatura, i nostri tecnici inseriscono tutta la documentazione sul nostro portale Sysplorer nel modulo dedicato a questa attività: il SysBPM. Su questo portale potrai visualizzare i risultati di questa attività quando vuoi e in modo semplice. Inoltre, l’accesso alla piattaforma è tramite credenziali, quindi i risultati possono essere facilmente condivisi con tutte le persone coinvolte.

Perché il mapping del valore è importante

Come abbiamo visto, tra i metodi utilizzati per la mappatura dei processi aziendali troviamo anche la Value Stream Map. Abbiamo capito come viene solitamente fatta, ma perché è importante effettuare il mapping del valore?

Le motivazioni che spingono le aziende a rivolgersi agli esperti di questa attività sono svariate. Tra queste troviamo:

  • Avere una visione più ampia rispetto a quella del singolo processo, quindi visualizzare l’intero flusso.
  • Individuare il flusso in cui sono inserite le attività.
  • Evidenziare le fonti e le cause degli sprechi all’interno del flusso.
  • Individuare le attività in cui viene creato valore aggiunto.
  • Valutare l’efficienza del processo aziendale.
  • Comprendere il collegamento tra il flusso di informazioni e quello del materiale.
  • Descrivere nel ​​dettaglio come il processo dovrebbe funzionare, quindi quali attività sono necessarie per migliorarlo e renderlo più efficiente.
  • Ipotizzare attività di miglioramento.
  • Costituire la base per un piano di implementazione.
  • Perché è uno strumento facilmente interpretabile dagli esperti di settore e da tutti i non esperti.

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