BPMN il linguaggio per la mappatura dei processi

Il BPMN è il linguaggio utilizzato a livello internazionale per la rappresentazione grafica di un processo aziendale. È il codice adoperato nell’attività di Business Process Management (BPM) per effettuare la mappatura dei processi di un’azienda. È riconosciuto a livello globale grazie alla facilità con cui è possibile comprendere, anche per i non addetti ai lavori, cosa indica la sua simbologia. Inoltre può essere tradotto in linguaggio software.

Conoscere la basi del BPMN è fondamentale per comprendere al meglio come i processi aziendali, i quali determinano il successo di un’organizzazione, sono composti e quali attività sono necessarie per portarlo a termine.

Grazie alla corretta lettura di questi diagrammi di flusso, conosciuti anche con l’acronimo BPD (Business Process Diagram) potrai stabilire quale decisione prendere e attuare tutte le azioni che ti permettono di raggiungere il tuo scopo. Per farti un esempio, grazie alla mappatura dei processi della tua azienda potrai analizzare il loro funzionamento con il fine di apportare modifiche che mirino a raggiungere l’efficacia e l’efficienza dell’intera organizzazione. Questo miglioramento continuo porta le aziende ad essere sempre più competitive sul mercato in cui operano.

In questo articolo approfondiamo dunque il tema del BPMN, andando a definire cosa si intende con questo termine e mettendo in evidenza quali sono gli elementi base che lo costituiscono. Il nostro scopo è quello di fornirvi le basi che vi consentano di leggere correttamente questi diagrammi di flusso e sfruttare in questo modo tutti i benefici derivanti da questa attività.

Il BPMN è lo standard globale per la modellazione e la mappatura dei processi aziendali ed è una delle componenti più importanti per un business vincente.
Codice creato dalla Business Process Management Initiative (BPMI) accorpata nel 2005 nell’Object Management Group (OMG). L’ultima sua versione (2.0) è stata ufficializzata nel gennaio 2011.
Lo scopo principale della nascita del linguaggio internazionale BPMN è stato quello di creare un codice che fosse comprensibile da:

• Analisti
• Sviluppatori che si occupano dell’implementazione tecnologica.
• Persone dell’azienda coinvolte.

Un secondo fine che si voleva raggiungere con la sua creazione, è stato quello di costituire un codice base che semplificasse l’implementazione infatti, i modelli del BPMN sono traducibili in linguaggi macchina.

Le aziende utilizzano sempre più spesso il linguaggio BPMN perché:

• È riconosciuto come standard globale quindi supportato da molti software.
• I suoi principi di funzionamento sono molto semplici, quindi potrai iniziare ad utilizzarlo in breve tempo.
• Offre l’opportunità di descrivere molto in dettaglio il funzionamento di un'attività.
• Supporta l’IT nell’implementazione dei processi.

Il BPMN è composto da una serie di elementi che permettono di costruire i relativi diagrammi, chiamati BPD. Gli elementi base sono:

1. Swimlanes
2. Flow objects
3. Connecting objects
4. Artifacts

Cerchiamo di capire quali forme compongono i diversi gruppi di elementi base del BPMN, come vengono utilizzati e cosa significano.

Nel gruppo delle Swimlanes troviamo due componenti:

1. Pool: rappresenta il contesto in cui ha luogo il processo.

1. Lane: vengono inserite all’interno dei pool e indicano le attività.

Nel secondo gruppo, quello dei flow objects, troviamo tre forme:

1. Eventi (Events)
Le forme rotonde rappresentano gli eventi, ossia qualcosa che avviene durante il processo.
Il contenuto e la formattazione della simbologia inserita al loro interno, suggeriscono il tipo di evento.

2. Attività (Activities)
Le forme rettangolari dal bordo smussato raffigurano le attività elementari (atomiche) o composte (sotto-processi), anche chiamate operazioni. Al loro interno viene inserito un simbolo, il quale in base alla sua formattazione indica il comportamento dell’attività.

3. Controlli (gateways)
Il BPMN evolve il concetto di decisione in controllo, Gateway, raffigurato con un rombo. La simbologia al suo interno indica le diverse tipologie di controlli: merge, duplicazione, unione e decisione.

Il gruppo dei Connecting objects è composto da cinque linee di connessione:

1. Flussi di sequenza (Sequence Flow): sono i connettori che collegano le attività nei diagrammi e che danno la direzionalità al flusso delle transazioni. Si originano da uno Start event (evento iniziale) e proseguono tra le attività parallele o alternative, per poi terminare in un End Event (evento finale).

2. Flussi di messaggio (Message Flow): evidenziano graficamente lo scambio di messaggi tra reparti differenti, in questo caso i reparti prendono il nome partner. Sono usati per raffigurare il flusso di messaggi tra due entità appartenenti a due pool diversi.

3. Associazioni (Association): usate per associare informazioni aggiuntive ai flow objects.

4. Flussi condizionali (Conditional Flow): presentano una condizione che viene utilizzata per determinare se il flusso deve seguire un particolare path.

5. Flussi Default (Default Flow): sono utilizzati solo nel caso in cui le condizioni degli altri flow in uscita non sono vere a runtime.

L’ultimo blocco di elementi che compone il BPMN è quello degli Artifacts, in cui troviamo le seguenti tre figure:

1. Data Object: indica le modalità di trasferimento di oggetti o documenti tra le diverse attività.

2. Gruppi (Group): raggruppano in modo logico le attività all’interno di un pool.

3. Annotazione testuali (Text Annotation): vengono inserite all’interno del diagramma per segnalare informazioni aggiuntive.

Dopo aver compreso che cos’è il BPMN, quali sono i principali elementi da cui è composto (Swimlane, Flow objects, Connecting objects, Artifacts) e i sotto-elementi che fanno parte di ognuno di questi gruppi, è importante ricordare che conoscere questo linguaggio e utilizzarlo per le mappature, rende comprensibile a tutti il funzionamento e la struttura del diagramma realizzato. Ciò permette di individuare e apportare tutte le modifiche necessarie all’ottimizzazione del processo.

Inoltre, il BPMN supporta l’IT semplificando ulteriormente il lavoro che deve essere svolto da questo reparto e diminuendo le tempistiche di adozione delle soluzioni identificate.

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